Copilot trifft Power Platform: So bringen Sie KI direkt in Power Apps und Power Automate

Ein Beitrag von IT Strong – Ihrem Partner für Power Platform & Copilot

Die Welt rund um Copilot und die Power Platform entwickelt sich rasant – und eine Neuigkeit sorgt bei unseren Kundinnen und Kunden aktuell für besonders viele Aha-Momente: Copilot lässt sich direkt in Power Apps und Power Automate anbinden. Damit wandert generative KI aus dem separaten Chat-Fenster mitten hinein in Ihre Geschäftsanwendungen und Automatisierungen.

Das klingt zunächst technisch – eröffnet in der Praxis aber eine ganze Reihe von Szenarien, die vorher entweder gar nicht oder nur mit erheblichem Entwicklungsaufwand möglich waren. In diesem Beitrag zeigen wir, was heute geht, wofür man es einsetzt und warum aus unserer Erfahrung der Custom Connector der beste Weg ist.

Warum das spannend ist

Bislang war KI in vielen Unternehmen eine Insel: ein Chatfenster hier, ein Assistent dort – aber selten dort, wo tatsächlich gearbeitet wird. Genau das ändert sich. Wenn Copilot direkt in Ihren Power Apps und Flows verfügbar ist, entsteht KI im Kontext des Prozesses: an der Stelle, an der ein Sachbearbeiter ohnehin schon ein Formular ausfüllt, an der ein Ticket eingeht oder an der ein Dokument verarbeitet wird.

Der große Vorteil: Ihre Mitarbeitenden müssen die gewohnte Anwendung nicht mehr verlassen. Die KI kommt zu ihnen – nicht umgekehrt.

Szenarien, die sich damit erschließen

Sobald Copilot in Power Apps und Power Automate zur Verfügung steht, ergibt sich eine ganze Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten. Ein paar Beispiele, die sich in der Praxis besonders schnell auszahlen:

• Intelligente Formulare in Power Apps: Nutzer geben Stichworte ein, die KI formuliert daraus einen sauberen Text, eine Zusammenfassung oder einen Vorschlag – direkt in der App.
• Automatische Ticket- und E-Mail-Verarbeitung: Ein Flow liest eingehende Anfragen, lässt sie von der KI kategorisieren, priorisieren und mit einem Antwortentwurf versehen.
• Dokumente verstehen: Hochgeladene Dokumente werden automatisch zusammengefasst, wichtige Felder extrahiert oder auf bestimmte Inhalte geprüft.
• Übersetzungen und Textaufbereitung: Produktbeschreibungen, Antwortvorlagen oder Berichte werden on the fly generiert oder in andere Sprachen übertragen.
• Wissenssuche im Unternehmenskontext: Anfragen werden gegen interne Daten beantwortet – als Chat-Erlebnis mitten in einer Canvas App.

Das Schöne daran: Sie starten mit einem konkreten Anwendungsfall und bauen von dort aus Schritt für Schritt eine ganze Bibliothek an KI-gestützten Prozessen auf.

Wie funktioniert das technisch?

Damit Power Apps oder Power Automate mit Copilot sprechen können, braucht es eine Brücke. Und genau hier kommt der Custom Connector ins Spiel – für uns die beste Option.

Ein Custom Connector ist im Kern ein Wrapper um eine REST-Schnittstelle. Er verpackt den API-Aufruf zum KI-Dienst in saubere, wiederverwendbare Aktionen, die sich anschließend genauso einfach nutzen lassen wie jeder Standard-Connector – ob in einem Flow oder direkt in einer App.

Der Aufbau folgt immer demselben Muster:

1. Copilot-Endpunkt bereitstellen. Als Ziel dient die Microsoft 365 Copilot Chat-API (aktuell in der Vorschau). Sie startet und führt Unterhaltungen mit Copilot programmgesteuert und nutzt dabei die Unternehmens- und Websuche als Grounding.
2. Connector anlegen. Unter make.powerapps.com oder in Power Automate legen Sie einen neuen Custom Connector an – wahlweise per Import einer OpenAPI-Definition oder komplett von Grund auf.
3. Sicherheit konfigurieren. Auf der Security-Seite hinterlegen Sie die Authentifizierung. Für produktive, unternehmensweite Szenarien empfehlen wir Microsoft Entra ID (OAuth 2.0) statt eines reinen API-Keys – so bleiben Berechtigungen zentral steuerbar.
4. Aktionen definieren. Sie beschreiben Request und Response (z. B. das Prompt-Feld und die KI-Antwort). Damit weiß die Power Platform genau, wie sie den Dienst anspricht.
5. Testen und veröffentlichen. Über den Test-Tab prüfen Sie den Aufruf und veröffentlichen den Connector anschließend in Ihrer Umgebung.

Ein entscheidender Punkt: Ein Connector, den Sie in Power Automate erstellen, steht automatisch auch in Power Apps zur Verfügung – und umgekehrt. Einmal bauen, überall nutzen.

Praxisbeispiel: Ein KI-Chat in zwei Schritten

Wie einfach der Aufruf am Ende aussieht, zeigt dieser Flow aus Power Automate. Über zwei Aktionen unseres Custom Connectors wird ein KI-Chat aufgebaut und mit einem Prompt versorgt:

1. Create Chat eröffnet eine neue Konversation (hier mit dem Thema „IT Strong“) und liefert eine conversationid zurück.
2. ValidationKI übergibt diese conversationid gemeinsam mit dem eigentlichen Prompt – im Beispiel „Informiere dich über das Unternehmen IT Strong“ – sowie ein paar Kontextparameter wie die Zeitzone an Copilot.

Mehr braucht es nicht: keine handgeschriebenen HTTP-Aufrufe, keine verstreute Authentifizierung – nur zwei saubere, wiederverwendbare Connector-Aktionen.

Als Antwort liefert die KI ein strukturiertes Ergebnis zurück, das sich im Flow direkt weiterverarbeiten lässt – zum Beispiel ein kompaktes Unternehmensprofil:

Beispielausgabe (gekürzt):
„Die IT Strong GmbH ist ein IT-Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Schloß Holte-Stukenbrock (Amtsgericht Bielefeld, HRB 45838). Als Microsoft Cloud Solution Provider betreut das Unternehmen vor allem mittelständische Kunden in den Bereichen Microsoft 365, Azure, IT-Sicherheit, Datenschutz (DSGVO/NIS2) und Managed Services …“

Diese Antwort steht anschließend als Text im Flow bereit und kann in einer Power App angezeigt, in eine E-Mail eingefügt oder in Dataverse gespeichert werden – ganz nach Szenario.

Warum der Custom Connector die beste Wahl ist

Natürlich gibt es auch andere Wege, KI-Dienste anzusprechen. Aus unserer Projekterfahrung sprechen aber gerade im Unternehmensumfeld mehrere Gründe klar für den Custom Connector:

• Wiederverwendbarkeit: Ein Connector wird einmal gebaut und in beliebig vielen Apps und Flows genutzt – statt in jedem Projekt HTTP-Aufrufe neu zu verdrahten.
• Zentrale Authentifizierung: Zugangsdaten und Berechtigungen liegen an einer Stelle, nicht verstreut über einzelne Anwendungen.
• Governance & Sicherheit: Der Connector fügt sich in die Data-Loss-Prevention- und Connector-Richtlinien Ihrer Umgebung ein. Microsoft hat die Steuerungsmöglichkeiten hier zuletzt sogar noch ausgebaut – etwa mit den erweiterten Connector-Richtlinien (Advanced Connector Policies), mit denen sich gezielt festlegen lässt, welche Aktionen KI-Werkzeuge nutzen dürfen.
• Sauberer Betrieb: Über Lösungen (Solutions) lässt sich der Connector kontrolliert von der Entwicklungs- in die Produktivumgebung transportieren.

Kurz gesagt: Der Custom Connector kombiniert Flexibilität mit der nötigen Kontrolle – genau das, was produktive KI-Szenarien im Unternehmen brauchen.

Voraussetzungen & Lizenzierung

So reizvoll die Möglichkeiten sind – ohne die passenden Lizenzen bleibt der Connector wirkungslos. Diese Punkte sollten Sie vorab klären:

Beta-/Vorschau-Status. Die genutzte Microsoft 365 Copilot Chat-API ist aktuell noch in der Vorschau (Preview). Sie ist damit voll einsetzbar, kann sich aber noch weiterentwickeln. Für geschäftskritische Prozesse empfehlen wir daher eine bewusste Test- und Freigabephase, bevor Sie produktiv gehen.

Benötigte Lizenzen. Entscheidend ist das Konto, das im Custom Connector als Verbindung (Connection) hinterlegt und authentifiziert wird. Dieses Konto benötigt:

• eine Power Automate Premium-Lizenz – Custom Connectors sind eine Premium-Funktion der Power Platform und ohne diese Lizenz nicht nutzbar;
• eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz – die Chat-API steht ausschließlich Nutzern mit einer Copilot-Lizenz zur Verfügung; ohne sie schlägt der Aufruf fehl.

Darüber hinaus ist die Copilot-Lizenz für die eigentliche Nutzung verpflichtend. Die Antworten entstehen innerhalb der Microsoft-365-Vertrauensgrenze und respektieren die Berechtigungen des jeweiligen Nutzers – wer keinen Zugriff auf einen Inhalt hat, erhält ihn auch nicht in der Antwort. Die Chat-API selbst verursacht laut Microsoft keine zusätzlichen Kosten über das Copilot-Add-On hinaus.

Gut zu wissen. In der aktuellen Vorschau liefert die Chat-API ausschließlich Textantworten und führt (noch) keine Aktionen wie das Erstellen von Dateien, das Versenden von E-Mails oder das Planen von Terminen aus. Sehr zeitintensive Anfragen können außerdem in ein Timeout laufen.

Für technisch versierte Leserinnen und Leser. Alle Details – Endpunkte (synchron und gestreamt/SSE), Grounding-Optionen aus Unternehmens- und Websuche, Lizenzierung sowie die bekannten Einschränkungen – beschreibt Microsoft ausführlich in der offiziellen Dokumentation: Übersicht über die Microsoft 365 Copilot Chat-API (Vorschau) – Microsoft Learn.

Ein Blick nach vorne

Die Plattform bleibt in Bewegung. Da sich die Microsoft 365 Copilot Chat-API noch in der Vorschau befindet, ist mit weiteren Verbesserungen und zusätzlichen Funktionen zu rechnen. Für die meisten Kundenszenarien in Power Apps und Power Automate ist der Custom Connector aber schon heute der praktikabelste Weg, Copilot einzubinden – und eine hervorragende Grundlage, auf der man später aufbauen kann.

Sie möchten loslegen?

Ob erster KI-Prototyp oder unternehmensweiter Rollout: Wir bei IT Strong begleiten Sie von der Idee über den passenden Anwendungsfall bis zum sicheren, produktiven Betrieb – inklusive Aufbau der Connectoren, Authentifizierung und Governance.

Sprechen Sie uns an – wir bringen Copilot dorthin, wo bei Ihnen gearbeitet wird.